Procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE
Ordinul 1107/2025
Ordinul nr. 1107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea
completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de
evidență a salariaților – REGES-ONLINE
Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 430 din 09 mai 2025
Ministerul Muncii a aprobat, prin Ordinul nr. 1107/2025, procedura oficială de acces pentru completarea, transmiterea și interogarea datelor în/din Registrul General de Evidență a Salariaților – REGES-ONLINE, sistemul care înlocuiește vechiul REVISAL.
Noua procedură stabilește pașii concreți prin care angajatorii și salariații obțin acces la platformă, precum și documentele necesare, termenele și responsabilitățile fiecărei părți implicate.
Cine trebuie să urmeze această procedură
Obligația de utilizare a REGES-ONLINE revine tuturor angajatorilor din România – fie că este vorba de entități de drept privat (firme, ONG-uri, PFA-uri), instituții și autorități publice sau misiuni diplomatice și reprezentanțe internaționale care angajează personal local.
În cazul sucursalelor și altor unități fără personalitate juridică, acestea pot gestiona propriul registru doar dacă îndeplinesc cumulativ două condiții: au primit delegare pentru gestionarea contractelor de muncă și o delegare explicită pentru completarea și transmiterea datelor în platformă.
Cum se obtine accesul în REGES-ONLINE
Accesul în REGES-ONLINE se poate obține prin mai multe metode.
În primul rând, angajatorii pot folosi identitatea digitală emisă de Autoritatea pentru Digitalizarea României (prin aplicația „RoeID”) sau un certificat digital calificat.
În al doilea rând, în mod provizoriu, pentru o perioadă limitată de timp de maximum 30 de zile, accesul se poate acorda și printr-o procedură simplificată la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă, în baza actului de identitate și a identificării vizuale.
Autorizarea accesului în funcție de statutul angajatorului
Accesul angajatorilor la Registru se autorizează în funcție de statutul și reprezentarea acestora:
1. Pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la ONRC – autorizarea se face automat, prin verificarea calității solicitantului în RECOM;
2. Pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC, împuterniciții angajatorilor cu capital privat/de stat și reprezentanții și împuterniciții angajatorilor din sectorul public – autorizarea se face prin încărcarea în portal a unor documente specifice semnate digital pentru certificarea conformității cu originalul (precum: hotărâre de înființare, certificat fiscal, act care atestă calitatea de reprezentant legal al angajatorului, act constitutiv, împuternicire notarială sau contract de servicii/act adițional).
Inspectoratele teritoriale pot respinge cererea de acces dacă:
• aceasta nu este însoțită de toate documentele necesare conform legii;
• există neconcordanțe între actele însoțitoare;
• nu sunt respectate condițiile din procedură.
În acest caz, angajatorul trebuie să reformuleze solicitarea, cu documentația corectă.
Cine poate completa și transmite date în REGES
Datele din registru pot fi completate fie de angajați ai societății angajatoare, desemnați prin decizie scrisă, fie de prestatori externi – persoane fizice sau juridice (astfel cum sunt definiți la art. 2 lit. b) din HG nr. 295/2025). Important de menționat este faptul că prestatorii nu sunt obligați să aibă proprii salariați și nu au voie să subcontracteze serviciile încredințate de angajator.
Indiferent de metoda aleasă, angajatorul rămâne pe deplin responsabil pentru acuratețea și completitudinea informațiilor transmise.
Dacă este contractat un prestator extern, angajatorul trebuie să introducă în platformă, în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la semnarea, respectiv, încetarea contractului, datele de identificare ale acestuia, durata de prestare a serviciilor și alte detalii relevante, precum data de început a prestării de servicii ori data încetării contractului de prestări servicii.
Accesul salariaților la REGES-ONLINE
Și salariații beneficiază de acces la REGES-ONLINE. Aceștia își pot consulta datele personale prin intermediul platformei, fie online (din secțiunea „Registrul pentru Salariați” sau prin aplicația mobilă „Salariat”), fie de la Info Kioskul amplasat la sediul inspectoratului teritorial de muncă. În lipsa posibilităților tehnice proprii, informațiile pot fi solicitate de la angajator sau direct de la inspectoratul teritorial de muncă.
Angajatorii pot obține extrase din Registru prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea “Registrul pentru Angajatori”.
CONCLUZIE
Procedura de acces în REGES-ONLINE, reglementată prin Ordinul nr. 1107/2025, stabilește un cadru digital modern și transparent pentru gestionarea contractelor de muncă în România. Potrivit Hotărârii Guvernului nr. 295/2025, angajatorii au obligația să solicite acces în platformă și să se înregistreze în termen de maximum 6 luni de la intrarea în vigoare a noii reglementări, adică până cel târziu la 30 septembrie 2025. În acest interval, trebuie completate și transmise în REGES-ONLINE toate datele privind contractele individuale de muncă active, care nu au fost deja înregistrate în sistemul REVISAL. Până la momentul înregistrării efective în noua platformă, angajatorii pot continua transmiterea datelor prin fișiere RVS, dar nu mai târziu de termenul limită de 30 septembrie. După această dată, toate operațiunile vor fi realizate exclusiv prin REGES-ONLINE. De asemenea, începând cu 9 mai 2025, s-au sistat complet eliberarea de nume de utilizatori și parole pentru REVISAL, precum și serviciile de recuperare a bazei de date aferente.
În acest context, este esențial ca angajatorii să nu amâne adaptarea la noul sistem, pentru a evita blocaje sau sancțiuni și pentru a asigura continuitatea legală și eficientă a activității.
Access procedure for filling in, submiting and querying data in/from the general registry of employees – REGES-ONLINE
Order 1107/2025
Order no. 1107/2025 for the approval of the Access Procedure for filling in, submitting and querying data in/from the General Registry of Employees – REGES-ONLINE
Published in the Official Gazette, Part I no. 430 of 9 May 2025
The Ministry of Labour has approved, by Order no. 1107/2025, the official access procedure for filling in, submitting and querying data in/from the General Registry of Employees – REGES-ONLINE, the system that replaces the former REVISAL.
The new procedure sets out the concrete steps through which employers and employees gain access to the platform, as well as the necessary documents, deadlines and responsibilities of each party involved.
Who should follow this procedure
The obligation to use REGES-ONLINE applies to all employers in Romania – whether they are private law entities (companies, NGOs, self-employed individuals), public institutions and authorities or diplomatic missions and international representative offices that employ local staff.
In the case of branches and other establishments without legal personality, they may manage their own registry only if they fulfil two conditions: they have been delegated to manage employment agreements and have an explicit power of attorney to fill in and submit data on the platform.
How to gain access to REGES-ONLINE
Access to REGES-ONLINE can be obtained in several ways.
First of all, employers can use the digital identity issued by the Romanian Digitalization Authority (using the “RoeID” application) or a qualified digital certificate.
Secondly, on a provisional basis, for a limited period of time of maximum 30 days, access can also be granted through a simplified procedure at the counter of the territorial labour inspectorate, based on the identity card and visual identification.
Authorising access by employer status
Employers’ access to the Registry is authorised according to their status and representation:
1. For legal representatives of employers registered with the National Trade Registry Office – the authorisation is granted automatically, by checking the applicant’s status in RECOM;
2. For legal representatives of employers not registered with the National Trade Registry Office, the proxies of employers with private/state-owned capital and the representatives and proxies of public sector employers – the authorisation is granted by uploading specific digitally signed documents in the portal to certify conformity with the original (such as: incorporation resolution, tax certificate, document attesting the status of legal representative of the employer, articles of incorporation, notarized power of attorney or services agreement/addendum).
The territorial inspectorates may reject the access request if:
• it is not accompanied by all the documents required by law;
• there are inconsistencies between the accompanying documents;
• the procedural conditions are not fulfilled.
In this case, the employer must submit a new request with the correct documentation.
Who can fill in and submit data in REGES
The data in the registry may be filled in either by employees of the employing company, designated by written resolution, or by external service providers – natural or legal persons (as defined under Article 2(b) of Government Decision no. 295/2025). It should be noted that the service providers are not required to have their own employees and are not allowed to subcontract the services entrusted by the employer.
Whichever method is chosen, the employer remains fully responsible for the accuracy and completeness of the information submitted.
If an external service provider is contracted, the employer must record on the platform, within three (3) working days of the execution or termination of the agreement respectively, the identification data of such provider, the duration of provision of the services and other relevant details, such as the start date of the provision of the services or the termination date of the services agreement.
Employees’ access to REGES-ONLINE
Employees also have access to REGES-ONLINE. They can consult their personal data via the platform, either online (in the “Registry for Employees” section or via the “Employee” mobile application) or at the Info Kiosk located at the headquarters of the territorial labour inspectorate. In the absence of own technical facilities, the information can be requested from the employer or directly from the territorial labour inspectorate.
Employers can obtain excerpts from the Registry by accessing the REGES-ONLINE application, in the “Registry for Employers” section.
CONCLUSION
The REGES-ONLINE access procedure, regulated by Order no. 1107/2025, establishes a modern and transparent digital framework for the management of employment agreements in Romania. According to Government Decision no. 295/2025, employers are obliged to apply for access to the platform and to register themselves within a maximum of 6 months from the entry into force of the new regulation, i.e. by 30 September 2025 at the latest. During this period, all data on active individual employment agreements that have not already been registered in the REVISAL system must be filled in and submitted in REGES-ONLINE. Until the actual registration on the new platform, employers may further submit data via RVS files, but no later than the deadline of 30 September. After this date, all operations will be performed only through REGES-ONLINE. In addition, as of 9 May 2025, the issuance of user names and passwords for REVISAL, as well as the related database retrieval services, have been completely discontinued.
In this context, it is essential that employers do not delay adapting to the new system, to avoid deadlocks or sanctions and to ensure legal and effective business continuity.
