CAEN Rev. 3: Implicații juridice privind actualizarea obiectului de activitate
Începând cu 1 ianuarie 2025, a intrat în vigoare clasificarea CAEN Rev. 3, aprobată prin Ordinul președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024, prin care clasificarea națională a activităților economice a fost armonizată cu NACE Rev. 2.1, nomenclatorul utilizat la nivelul Uniunii Europene. Noua clasificare nu înseamnă doar înlocuirea unor coduri CAEN, ci reflectă o schimbare a modului în care sunt încadrate anumite activități economice.
Entitățile înființate după 1 ianuarie 2025 sunt înregistrate direct potrivit noii clasificări. În schimb, profesioniștii existenți la această dată beneficiază de o perioadă tranzitorie pentru actualizarea obiectului de activitate, termenul-limită fiind stabilit la 25 septembrie 2026 prin Hotărârea Guvernului nr. 284/2025, publicată în Monitorul Oficial la data de 25 martie 2025, care a instituit o perioadă de implementare de 18 luni.
Noua clasificare nu presupune exclusiv renumerotarea codurilor existente. Comparativ cu CAEN Rev. 2, aceasta redefinește anumite activități economice, reorganizează unele clase prin comasare sau divizare și introduce activități noi, determinate de evoluția mediului economic și de apariția unor domenii care nu erau reflectate în mod corespunzător în clasificarea anterioară. Din acest motiv, procesul de actualizare nu trebuie înțeles ca o simplă operațiune administrativă, ci ca o verificare a concordanței dintre activitatea desfășurată în fapt și obiectul de activitate înscris în documentele profesionistului.
În practică trebuie făcută distincția între simpla actualizare a codurilor CAEN și modificarea obiectului de activitate. Atunci când activitatea desfășurată rămâne neschimbată, iar actualizarea privește exclusiv încadrarea acesteia în noua clasificare, procedura are un caracter preponderent tehnic. În vederea implementării CAEN Rev. 3, Ministerul Justiției și Oficiul Național al Registrului Comerțului au instituit o procedură simplificată, prin care profesioniștii înregistrați în registrul comerțului pot solicita actualizarea obiectului de activitate prin completarea cererii de înregistrare, cu indicarea obiectului principal de activitate potrivit noii clasificări. Cererea poate fi depusă prin intermediul portalului de servicii online al ONRC, la ghișeu sau prin serviciile poștale ori de curierat, fiind soluționată de registratorul de registrul comerțului.
În toate situațiile în care actualizarea privește exclusiv transpunerea obiectului de activitate în nomenclatorul CAEN Rev. 3, fără modificarea activităților autorizate, Oficiul Registrului Comerțului emite, cu titlu gratuit, un nou certificat de înregistrare și informații punctuale la zi din registrul comerțului. Procedura poate fi parcursă în mod autonom sau concomitent cu alte mențiuni supuse înregistrării, precum schimbarea sediului social, modificarea denumirii ori alte modificări ale actului constitutiv.
Situația este diferită atunci când implementarea CAEN Rev. 3 nu se limitează la conversia codurilor existente. Având în vedere că noua clasificare redefinește anumite activități economice, reorganizează unele clase și introduce noi categorii de activități, profesionistul trebuie să verifice dacă obiectul de activitate înscris în actul constitutiv mai corespunde activității desfășurate în fapt. În măsura în care această analiză conduce la concluzia că obiectul de activitate trebuie modificat, actualizarea presupune nu doar înlocuirea codurilor CAEN, ci și modificarea actului constitutiv, cu respectarea dispozițiilor legale aplicabile fiecărei forme de organizare.
În cazul persoanelor fizice autorizate și al întreprinderilor individuale, actualizarea trebuie realizată cu respectarea limitelor prevăzute de O.U.G. nr. 44/2008, respectiv maximum cinci clase CAEN pentru persoanele fizice autorizate și maximum zece clase CAEN pentru întreprinderile individuale. Aceste limite prezintă relevanță practică în special în ipoteza în care, odată cu actualizarea la CAEN Rev. 3, profesionistul intenționează să își extindă obiectul de activitate prin autorizarea unor activități suplimentare.
Până la expirarea perioadei tranzitorii, atât clasificarea CAEN Rev. 2, cât și CAEN Rev. 3 sunt acceptate în relația cu autoritățile publice și cu terții. În această etapă, profesioniștii care nu au efectuat încă actualizarea obiectului de activitate nu se confruntă, în principiu, cu impedimente juridice generate exclusiv de utilizarea vechii clasificări. Cu toate acestea, este recomandabil ca demersurile pentru actualizarea obiectului de activitate să fie inițiate din timp, mai ales în cazul entităților care desfășoară activități complexe sau au în vedere și alte modificări ale actelor constitutive.
În acest context, se impune analiza consecințelor juridice ale neactualizării obiectului de activitate după data de 25 septembrie 2026.
Din analiza Hotărârii Guvernului nr. 284/2025 și a Ordinului INS nr. 377/2024 rezultă că legiuitorul instituie obligația actualizării obiectului de activitate, fără a reglementa însă o sancțiune expresă pentru nerespectarea termenului. În consecință, simpla depășire a termenului nu conduce, prin ea însăși, la pierderea dreptului de a desfășura activitățile autorizate și nici nu atrage, în mod automat, aplicarea unei sancțiuni contravenționale.
Deși actele normative nu prevăd o sancțiune expresă pentru neactualizarea obiectului de activitate, după expirarea perioadei tranzitorii pot apărea consecințe practice. În măsura în care profesionistul solicită înscrierea unor noi mențiuni în registrul comerțului, documentația depusă va trebui să fie conformă cu legislația în vigoare și să reflecte clasificarea CAEN Rev. 3. În aceste condiții, actualizarea obiectului de activitate poate deveni o etapă prealabilă necesară pentru soluționarea altor cereri adresate registrului comerțului.
În practică, actualizarea obiectului de activitate poate deveni astfel o etapă prealabilă necesară pentru realizarea altor operațiuni societare, precum schimbarea sediului social, modificarea structurii asociaților, numirea administratorilor, majorarea capitalului social sau actualizarea actului constitutiv. Nu este vorba despre o sancțiune aplicată pentru neîndeplinirea obligației de actualizare, ci despre necesitatea respectării normelor aflate în vigoare la data efectuării unei noi înregistrări în registrul comerțului.
Efecte similare pot apărea și în raporturile cu alte instituții sau parteneri contractuali. În practică, instituțiile de credit solicită frecvent documente actualizate privind situația juridică a clienților, inclusiv informații referitoare la obiectul de activitate. De asemenea, în cadrul procedurilor de accesare a unor finanțări, participare la achiziții publice sau încheiere a unor contracte comerciale importante, verificarea obiectului de activitate reprezintă o etapă obișnuită a analizei preliminare.
Consecințele neactualizării obiectului de activitate nu se limitează însă la relația cu Oficiul Național al Registrului Comerțului. În practică, codurile CAEN sunt verificate frecvent și de alte instituții sau parteneri contractuali. Băncile solicită, de regulă, documente actualizate atunci când analizează acordarea unei finanțări sau deschiderea unui cont bancar, iar autoritățile contractante verifică obiectul de activitate în cadrul procedurilor de achiziții publice. De asemenea, în numeroase raporturi comerciale, partenerii solicită documente din care să rezulte că activitatea desfășurată este autorizată și corespunde obiectului de activitate declarat.
Mai mult, actualizarea obiectului de activitate prezintă importanță și din perspectiva legislației speciale aplicabile anumitor domenii de activitate. În măsura în care desfășurarea unei activități este condiționată de obținerea unor autorizații, avize, licențe sau alte acte administrative emise de autoritățile competente, necorelarea obiectului de activitate cu clasificarea CAEN Rev. 3 poate genera dificultăți în procedurile de autorizare sau chiar riscul aplicării măsurilor prevăzute de legislația specială.
În opinia noastră, actualizarea la CAEN Rev. 3 nu ar trebui tratată exclusiv ca o obligație administrativă. Pentru numeroși profesioniști, aceasta reprezintă și un moment oportun pentru verificarea obiectului de activitate și pentru corelarea informațiilor înscrise în registrul comerțului cu activitatea desfășurată în mod efectiv. O asemenea verificare poate evita dificultăți ulterioare în relația cu autoritățile, instituțiile de credit sau partenerii contractuali.
Articol apărut în Juridice.ro
