Registrul de evidență fiscală în 2026:
pentru multe persoane fizice, rămâne în continuare un document-cheie de conformare
În 2026, registrul de evidență fiscală rămâne una dintre acele obligații extrem de relevante ce cad în sarcina contribuabililor. Pentru persoanele fizice care obțin venituri pe cont propriu și își determină venitul net în sistem real, documentul nu este o formalitate birocratică, ci baza pe care trebuie să se poată susține datele declarate ulterior la organele fiscale. În anumite situații, obligația există inclusiv pentru contribuabilii ale căror venituri se stabilesc pe baza normelor de venit.
Importanța practică a subiectului este cu atât mai mare cu cât regulile concrete privind registrul sunt prevăzute în Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 3.254/2017, ordin rămas nemodificat de la adoptarea sa, deși, între timp, regimul fiscal aplicabil veniturilor persoanelor fizice a trecut prin multiple ajustări. Din această perspectivă, registrul trebuie privit, astăzi, nu doar prin prisma actului normativ care îl reglementează, ci și prin raportare atentă la modificările constante ale Codului fiscal.
Contribuabilii ținuți de această obligație
Registrul de evidență fiscală privește, în principal, persoanele fizice care desfășoară activități independente și pentru care venitul net anual se stabilește în sistem real, pe baza datelor din contabilitate. Nu discutăm, așadar, despre venituri salariale și nici despre o obligație generală aplicabilă tuturor contribuabililor persoane fizice, ci despre acea categorie care obține venituri în nume propriu și care trebuie să își poată fundamenta fiscal rezultatul activității.
În această zonă se regăsesc, în primul rând, persoanele fizice autorizate și celelalte forme în care activitatea independentă este exercitată individual, cu excepțiile prevăzute expres de legislația fiscală. Totodată, obligația apare și în cazul persoanelor care obțin venituri din activități agricole pentru care nu se aplică norme de venit, precum și pentru cele care realizează venituri din silvicultură și piscicultură, atunci când venitul net se stabilește tot în sistem real.
Există, însă, și contribuabili pentru care registrul nu trebuie completat integral. Pentru aceștia, obligația privește numai secțiunea aferentă veniturilor. În această categorie intră persoanele care își determină venitul net pe baza normelor de venit, anumite persoane care prestează servicii de cazare, contribuabilii care închiriază în scop turistic camere din locuințele proprii, în limitele prevăzute de lege, precum și cei care obțin venituri din drepturi de proprietate intelectuală, în măsura în care regimul fiscal aplicabil le permite o asemenea evidență simplificată.
Relevanța documentului
În practică, registrul de evidență fiscală este documentul care coroborează activitatea economică efectiv desfășurată cu declarația fiscală depusă de contribuabil. Cu alte cuvinte, el trebuie să reflecte informațiile pe baza cărora se stabilește venitul net anual sau, după caz, pierderea netă anuală, astfel încât acestea să poată fi susținute în cazul unei verificări.
Aici apare una dintre cele mai frecvente greșeli de abordare: completarea registrului la final de perioadă, schematic, fără o analiză amănunțită. O asemenea practică poate transforma un document care ar trebui să protejeze contribuabilul, într-un punct vulnerabil al conformării sale fiscale. Registrul trebuie să permită identificarea operațiunilor relevante și să ofere o imagine coerentă a modului în care s-a ajuns la rezultatul fiscal declarat.
Când se completează și care sunt reperele de bază
Regula generală este că registrul se completează anual, cu totalul veniturilor și, după caz, cu totalul cheltuielilor efectuate în scopul realizării veniturilor, pentru întreaga perioadă de activitate desfășurată în anul fiscal precedent. Termenul limită pentru completarea Registrului este 25 mai.
Pentru contribuabilii aflați în sistem real, registrul se completează integral. Pentru cei care își stabilesc venitul net raportat norme de venit, completarea vizează numai partea de venituri.
Dintr-o perspectivă prudentă, deși obligația are expresie anuală, evidența nu ar trebui lăsată exclusiv pentru momentul completării și depunerii declarației unice. O completare făcută constant sau măcar periodic reduce riscul omisiunilor și al discrepanțelor între documentele justificative, registru și declarația fiscală.
Evidența trebuie ținută pe fiecare sursă de venit
Un aspect esențial este acela că registrul trebuie organizat pe fiecare sursă de venit din cadrul fiecărei categorii de venit. Dacă o persoană fizică are mai multe surse de venit, evidența nu poate fi gestionată cumulat. Chiar și atunci când se folosește un singur registru, informațiile trebuie delimitate astfel încât venitul brut și cheltuielile deductibile aferente fiecărei surse să poată fi urmărite distinct.
Rațiunea este evidentă: fără o asemenea separare, verificarea coroborării evidențelor fiscale cu declarațiile depuse devine dificilă, îngreunând sarcina justificării veniturilor și cheltuielilor în fața organelor fiscale.
Ce se înscrie în registru și ce trebuie exclus
În registru se înscriu veniturile brute anuale (în bani și în natură), în funcție de natura activității și de sursa din care provin. Atunci când există venituri în natură, evaluarea se face potrivit prețului pieței sau, după caz, pe baza unei expertize, în raport cu locul și momentul primirii acestora.
Pe partea de cheltuieli, evidența privește cheltuielile deductibile, inclusiv pe cele deductibile limitat, în măsura în care sunt efectuate în scopul desfășurării activității. Nici aici, însă, regula nu este aceea a înscrierii exhaustive a tuturor plăților făcute de contribuabil. Contribuțiile sociale obligatorii nu se înregistrează în registru, chiar dacă ele sunt relevante pentru determinarea venitului net anual sau a pierderii nete. Totodată, TVA dedusă nu este tratată drept cheltuială ce trebuie evidențiată în acest document.
Acesta este, de altfel, punctul în care apar frecvent erori practice: confuzia dintre evidența fiscală specifică registrului și o evidență contabilă în sens larg. Registrul are o finalitate fiscală precisă și trebuie completat într-o logică anume, și nu ca o listă nediferențiată de încasări și plăți.
Reguli formale privind Registrul
Registrul poate fi ținut fie pe suport hârtie, fie în format electronic, cu condiția respectării modelului prevăzut de ordinul aplicabil. El se întocmește într-un singur exemplar, fără a lăsa rânduri libere, iar completarea se face distinct pentru fiecare sursă de venit. În plus, documentul trebuie păstrat la domiciliul fiscal al contribuabilului sau, după caz, la sediul asocierii.
De asemenea, dacă ulterior apar diferențe privind veniturile sau cheltuielile inițial înregistrate, registrul trebuie corectat până la momentul depunerii declarației rectificative. Cu alte cuvinte, simpla existență a registrului nu este suficientă; ceea ce contează este ca el să rămână aliniat cu situația fiscală efectivă asumată de contribuabil.
Obligația de păstrare a registrului este în continuare de actualitate, chiar dacă actul care îl reglementează nu a fost actualizat
Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 3.254/2017 reglementează concret registrul de evidență fiscală, însă nu a fost actualizat după numeroasele modificări survenite în materia impozitului pe venit. În acest sens, aplicarea sa nu poate fi realizată mecanic, fără o verificare atentă a coerenței cu legislația fiscală în vigoare.
Pentru contribuabili și pentru profesioniștii care îi asistă, concluzia este una clară: registrul de evidență fiscală rămâne un document activ de conformare. Acolo unde legea impune păstrarea lui, acesta trebuie completat riguros, organizat și corelat cu realitatea fiscală actuală.
Articol publicat în Juridice.ro
