Schimbarea regulilor în ceea ce privește arhivarea statelor de salarii

Schimbarea regulilor în ceea ce privește arhivarea statelor de salarii

În conformitate cu prevederile Legii contabilității nr. 82/1991, respectiv prevederile Ordinului nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, statele de salarii trebuie păstrate pe o perioadă de 50 de ani.

Rațiunea din spatele acestei reguli este de protecție a angajatului, în sensul în care, această perioadă de 50 de ani să poată fi suprapusă cu perioada în care o persoană se află în câmpul muncii. Astfel, datorită faptului că perioada de păstrare a acestor documente este atât de mare, o persoană fizică poate, la un moment dat, să solicite angajatorului curent / unui fost angajator adeverințe din care să reiasă că toate contribuțiile datorate au fost achitate (mai ales în ceea ce privește stadiul de cotizare la fondul de pensii).

O nouă lege publicată recent permite angajatorilor un termen de arhivare mai redus pentru statele de salarii.

Legea nr. 195/2022, publicată la începutul lunii iulie, modifică Legea contabilității și introduce o excepție de la regula generală a arhivării statelor de salarii.

Actul normativ introduce un termen de cinci ani pentru arhivarea statelor de salarii, noua reglementare urmând să intre în vigoare de la 1 ianuarie 2023.

Astfel, în conformitate cu noile prevederi, începând cu 1 ianuarie 2023, angajatorii au dreptul să păstreze doar cinci ani statele de salarii, atât timp cât:

1. își îndeplinesc obligația de depunere a declarațiilor fiscale privind impozitul pe venitul din salarii și asigurările sociale la Agenția Națională de Administrare Fiscală (Declarațiile 112), sau
2. pentru obligațiile din statele de salarii s-a depus deja o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit (Declarația 205).

Angajatorii care nu se încadrează în niciuna dintre cele două cazuri sus menționate vor trebui să păstreze în continuare statele de plată timp de 50 de ani, așa cum prevede Legea contabilității la art. 25 alin. (1).

Scopul acestei noi legi a fost de a simplifica activitatea angajatorilor, în contextul în care în prezent autoritățile au acces la evidențe informatizate despre salariile și taxele aferente plătite de angajatori.

În plus, așa cum explicau inițiatorii legii din Parlament în expunerea de motive care a însoțit propunerea legislativă, “obligativitatea arhivării statelor de salarii pentru o perioadă de 50 de ani este nemotivată și de natură să aducă costuri suplimentare nejustificate pentru arhivarea documentelor financiar-contabile de către societăți, atât pentru cele care își desfășoară activitatea, cât și pentru cele radiate, impunându-se adaptarea legislației la context practic”.

Totodată, nici angajații nu sunt afectați de această reducere a termenului de arhivare, din moment ce, după cum precizau tot inițiatorii legii, orice salariat poate primi, la cerere, din partea angajatorului, o adeverință privind veniturile realizate și impozitul reținut sau poate solicita direct ANAF, electronic, prin intermediul Spațiului Privat Virtual, o adeverință privind veniturile realizate (fără a mai fi necesară vreo solicitare adresată angajatorului).

Articol apărut în Bursa.ro