REGES ONLINE: Evidența și gestionarea contractelor de muncă intră într-o eră complet digitalizată
Transformarea fundamentală a modului în care companiile din România raportează și gestionează contractele de muncă a fost oficializată recent, odată cu publicarea cadrului legal general pentru reglementarea REGES ONLINE, noua platformă informatică dezvoltată de Inspecția Muncii care va înlocui în totalitate actualul sistem Revisal. Noul sistem informatic REGES ONLINE devine un instrument obligatoriu pentru toate firmele, fie ele multinaționale sau IMM-uri, și aduce cu sine un set extins de obligații pentru angajatori, în special în privința transmiterii și actualizării informațiilor din contractele individuale de muncă. Este începutul unei noi ere digitale în relațiile de muncă – una în care angajatorii sunt chemați să se alinieze rapid, sub sancțiunea unor amenzi semnificative.
Începând cu 2025, relațiile de muncă intră oficial și complet în era digitală. Odată cu publicarea Hotărârii de Guvern nr. 295/2025, platforma REGES ONLINE devine, în mod oficial, noul standard pentru evidența salariaților din România.
REGES ONLINE (Registrul General de Evidență a Salariaților în format electronic) este un sistem complet digitalizat, accesibil prin internet, ce permite angajatorilor înregistrarea și transmiterea în timp real a datelor privind contractele de muncă. Platforma este concepută pentru a eficientiza comunicarea cu Inspecția Muncii și pentru a oferi o evidență centralizată, sigură și actualizată a relațiilor de muncă.
Spre deosebire de sistemul anterior, REGES ONLINE elimină necesitatea transmiterii fișierelor XML prin aplicația Revisal, un proces adesea anevoios și predispus la erori. Noul sistem promite o interfață mai intuitivă și funcționalități extinse, inclusiv posibilitatea de verificare în timp real a datelor introduse și a istoricului contractelor.
Înregistrarea în REGES ONLINE este obligatorie pentru orice angajator
Prima și cea mai importantă obligație pentru companii este înregistrarea în platforma REGES ONLINE, tranziția de la Revisal la noul sistem nefiind opțională. Angajatorii au obligația să se înroleze în noua platformă până la 30 septembrie 2025, dată pana la care trebuie să transmită toate datele necesare în sistem și să renunțe definitiv la aplicația locală Revisal. Nerespectarea termenului atrage amenzi între 15.000 și 20.000 lei – o sancțiune majoră, aplicabilă indiferent de dimensiunea companiei.
În plus, tot până la 30 septembrie, angajatorii trebuie să transmită în REGES ONLINE toate datele care lipsesc din Revisal, dar care devin obligatorii prin HG 295/2025. În caz de neconformare, riscul este de amenzi suplimentare între 5.000 și 10.000 lei.
Ce aduce nou REGES ONLINE
Pentru angajatori, REGES ONLINE înseamnă mult mai mult decât o simplă înlocuire a Revisal. Noutățile de fond privesc nu doar modalitatea de raportare a contractelor de muncă, cât și o serie de informații noi care vor trebui să ajungă în sistem, precum și termene modificate în care acestea trebuie operate.
Spre exemplu, comparativ cu Revisal, REGES ONLINE extinde spectrul de informații ce trebuie raportate cu:
• Completarea obligatorie a locului de muncă pentru toate contractele active – inclusiv loc fix, mobil sau la domiciliu;
• Durata timpului de muncă și repartizarea acestuia – aceste date devin obligatorii nu doar pentru contractele part-time, ci pentru toate CIM-urile;
• Informații despre angajații cu dizabilități – gradul, tipul de handicap și durata certificatului de încadrare trebuie raportate și ele în sistem.
• Cauzele și perioadele de suspendare a CIM în cazul concediilor medicale.
Și din punct de vedere al termenelor de raportare, există câteva noutăți, cea mai importantă fiind aceea că la modificările din contractele de muncă generate de hotărâri judecătorești, termenul se reduce de la 20 la 10 zile lucrătoare de la momentul în care angajatorul ia cunoștință de conținutul deciziei. În plus, suspendarea CIM în cazul concediilor medicale trebuie transmisă transmit în cel mult 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului medical la angajator.
În rest, modificări de funcție, tip CIM, durată sau loc de muncă se transmit ca și până acum, cel târziu în ziua anterioară producerii modificării. Și pentru modificările salariale, termenul general de 20 zile lucrătoare se păstrează, cu excepția situațiilor când acestea sunt impuse de hotărâri judecătorești, termenul fiind în aceste cazuri redus la 10 zile.
Accesul salariaților la datele lor de muncă, una dintre reformele majore ale noii platforme informatice
Noul sistem REGES ONLINE va asigura implementarea unei măsuri oficializate încă din 2022, care permite salariaților să aibă acces direct în platforma de evidență a contractelor de muncă pentru a-și consulta direct informațiile care îi vizează atât în ceea ce privește raporturile de muncă în derulare, cât și pe cele încheiate. Salariații își vor putea vizualiza, genera și tipări online extrase cu informațiile referitoare la vechimea în muncă sau specialitate.
Suplimentar, noua platformă va permite chiar și notificări automate către angajați, astfel că orice modificare a raportului de muncă înregistrată de angajator va genera o alertă către salariat.
Pentru companii, adaptarea la REGES ONLINE poate presupune un efort logistic substanțial din perspectiva instruirii personalului responsabil și a integrării noii platforme în procedurile interne. Multinaționalele și companiile cu sute sau mii de angajați trebuie să își revizuiască complet fluxurile de lucru din HR, pentru a se asigura că modificările contractuale sunt raportate în timp util și de personal autorizat, fără sincope.
Odată cu operaționalizarea noii platforme, companiile trebuie să își ia și mai multe măsuri de precauție pentru a se asigura că datele sunt permanent actualizate și corect transmise, întrucât sistemul REGES ONLINE funcționează cu validări automate și alerte către salariați, ceea ce reprezintă o schimbare majoră față de vechiul model de raportare asincronă. Verificările sunt cu atât mai necesare cu cât, prin noul sistem, autoritățile au capacitatea de a identifica instantaneu neregulile. REGES ONLINE permite Inspecției Muncii să monitorizeze în timp real conformitatea firmelor, iar orice întârziere, omisiune sau transmitere eronată poate fi sancționată rapid, fără a mai fi nevoie de un control fizic în teren.
REGES ONLINE: Record and management of employment contracts enters a fully digitalized era
The fundamental transformation of the way in which companies in Romania report and manage employment contracts was recently formalized, with the publication of the general legal framework for the regulation of REGES ONLINE, the new IT platform developed by the Labor Inspectorate that will completely replace the current Revisal system. The new REGES ONLINE IT system becomes a mandatory tool for all companies, be they multinationals or SMEs, and brings with it an extensive set of obligations for employers, especially regarding the transmission and updating of information from individual employment contracts. It is the beginning of a new digital era in employment relations – one in which employers are called upon to align quickly, under penalty of significant fines.
Starting in 2025, employment relations officially and completely enter the digital age. With the publication of Government Decision no. 295/2025, the REGES ONLINE platform officially becomes the new standard for employee records in Romania.
REGES ONLINE (Register of General Employees in Electronic Format) is a fully digitalized system, accessible via the internet, that allows employers to record and transmit in real time data regarding employment contracts. The platform is designed to streamline communication with the Labor Inspectorate and to provide a centralized, secure and updated record of employment relations.
Unlike the previous system, REGES ONLINE eliminates the need to transmit XML files through the Revisal application, an often laborious and error-prone process. The new system promises a more intuitive interface and extended functionalities, including the possibility of real-time verification of entered data and contract history.
Registration in REGES ONLINE is mandatory for any employer
The first and most important obligation for companies is to register in the REGES ONLINE platform, the transition from Revisal to the new system being not optional. Employers are required to enroll in the new platform by September 30, 2025, the date by which they must transmit all the necessary data to the system and definitively abandon the local Revisal application. Failure to comply with the deadline attracts fines between 15,000 and 20,000 lei – a major sanction, applicable regardless of the size of the company.
In addition, also by September 30, employers must transmit in REGES ONLINE all the data that is missing from Revisal, but which becomes mandatory by GD 295/2025. In case of non-compliance, the risk is additional fines between 5,000 and 10,000 lei.
What’s new in REGES ONLINE
For employers, REGES ONLINE means much more than a simple replacement of Revisal. The substantive news concerns not only the way of reporting employment contracts, but also a series of new information that will have to be entered into the system, as well as modified deadlines within which they must be operated.
For example, compared to Revisal, REGES ONLINE expands the range of information that must be reported with:
• Mandatory completion of the workplace for all active contracts – including fixed, mobile or home-based work;
• Duration of working time and its distribution – these data become mandatory not only for part-time contracts, but for all CIMs;
• Information about employees with disabilities – the degree, type of disability and the duration of the employment certificate must also be reported in the system.
• Causes and periods of suspension of CIM in the case of sick leave.
In terms of reporting deadlines, there are some new features, the most important being that for changes in employment contracts generated by court decisions, the deadline is reduced from 20 to 10 working days from the moment the employer becomes aware of the content of the decision. In addition, the suspension of the CIM in the case of sick leave must be transmitted no later than 3 working days from the registration of the medical certificate with the employer.
Otherwise, changes in function, CIM type, duration or place of work are transmitted as before, at the latest on the day before the change occurs. For salary changes, the general deadline of 20 working days is also maintained, except for situations when they are imposed by court decisions, in which case the deadline is reduced to 10 days.
Employee access to their work data, one of the major reforms of the new IT platform
The new REGES ONLINE system will ensure the implementation of a measure formalized since 2022, which allows employees to have direct access to the employment contract record platform to directly consult the information that concerns them both in terms of ongoing and concluded employment relationships. Employees will be able to view, generate and print out online extracts with information regarding seniority or specialty.
Additionally, the new platform will even allow automatic notifications to employees, so that any change to the employment relationship recorded by the employer will generate an alert to the employee.
For companies, adapting to REGES ONLINE may require a substantial logistical effort in terms of training the responsible personnel and integrating the new platform into internal procedures. Multinationals and companies with hundreds or thousands of employees need to completely overhaul their HR workflows to ensure that contractual changes are reported in a timely manner and by authorized personnel, without any hiccups.
With the operationalization of the new platform, companies must take even more precautions to ensure that data is constantly updated and correctly transmitted, as the REGES ONLINE system works with automatic validations and alerts to employees, which represents a major change compared to the old asynchronous reporting model. Verifications are all the more necessary as, through the new system, the authorities have the ability to instantly identify irregularities. REGES ONLINE allows the Labor Inspectorate to monitor the compliance of companies in real time, and any delay, omission or erroneous transmission can be quickly sanctioned, without the need for a physical control in the field.
